Management / Entrepreneuriat
Gérer son temps et améliorer son organisation personnelle avec Outlook pour gagner 1h par jour
Proposée par Aligner formation· Voir les avis
Public admis
- Salarié en poste
- Demandeur d'emploi
- Entreprise
- Étudiant
Modalités
En ligne
Durée
14 h
Prix
1 450€
Tarif indicatif communiqué par le centre
Non finançable CPF
Niveau visé
Tout public
Certifications
Certification Qualiopi
Certification qualité des actions de formation, délivrée sur décision du ministre.
Certification Datadock
Référencement sur le catalogue des formations éligibles aux financements des OPCO.
Lieu & modalité
En ligne
À distance
Formation à distance : cours, mises en situation et échanges depuis chez vous, via visioconférence et outils numériques — sans vous rendre sur place.
Prérequis
aucun
Objectifs
À la fin de ce programme, vous serez capable de :
- Éviter les malentendus en transformant les demandes flous en attentes claires.
- Garder le cap même quand on vous sollicite grâce à des priorités incontestables, validées par votre environnement.
- Décider vite et juste en distinguant urgent et important, sans ruminer ni vous disperser.
- Sortir la charge mentale de votre tête en rendant votre charge de travail visible et partageable.
- Avancer sur vos projets sans finir en retard en planifiant votre semaine dans Outlook, imprévus inclus.
- Ne plus subir ses mails en les traitant chaque jour avec une méthode simple qui tient dans la durée.
- Retrouver du temps de concentration en cadrant vos sollicitations (mail, téléphone, Teams) pour réduire les interruptions.
- Tenir votre organisation sur la durée en planifiant une semaine réaliste et en repérant ce qui la fait dérailler.
Programme
Ce programme vous forme à la gestion du temps et à l’organisation professionnelle pour reprendre la main sur vos journées, faire avancer vos projets et finir à l’heure, grâce à une méthode concrète basée sur Outlook (calendrier, boîte mail) et le cadrage des sollicitations.
Retrouver de la clarté collective:
Sortir du “chacun fait comme il peut” :
Module 1
Retrouver de la clarté collective:
- Donner à tous la même lecture de l’urgence, de l’important et des priorités.
Sortir du “chacun fait comme il peut” :
- Installer un cadre commun d’équipe avec des règles partagées qui sécurisent l’organisation.
- Réduire sollicitations et surcharge en clarifiant les canaux et les règles (mail, calendrier, visio).
Module 1
- Sortir du pilotage automatique
- Pour arrêter de subir et poser une base simple de proactivité au quotidien
- Comprendre le mode d’emploi humain et les mécanismes qui ancrent la réactivité.
- Diagnostiquer ses pratiques professionnelles (habitudes déjà en place).
- Identifier les attentes de l’environnement et mesurer son niveau de réactivité.
- Moyens pédagogiques :
- Auto-positionnement guidé
- Diagnostic individuel
À la fin de ce module, vous partirez avec :
- Un diagnostic clair de vos pratiques et de vos interruptions
- Des repères concrets pour commencer à agir différemment
Module 2
- Transformer les demandes en actions planifiables
- Pour éviter les malentendus, et savoir exactement ce qui est attendu
- Transformer une demande floue en demande précise, puis en objectif SMART.
- Clarifier ce qui rend un objectif ambitieux et définir un niveau d’exécution atteignable.
Moyens pédagogiques :
- Exercices guidés
À la fin de ce module, vous partirez avec :
- Une méthode simple pour transformer le flou en attentes claires
- Des exemples d’objectifs reformulés en SMART, prêts à réutiliser
Module 3
- Décider vite et juste avec des priorités incontestables
- Pour garder le cap même quand tout le monde vous sollicite
- Distinguer préoccupations et influence pour agir sur ce que l’on contrôle et lâcher le reste.
- Redéfinir l’efficacité pour sortir du “faire plus” et viser “faire juste”.
- Clarifier urgent et important pour décider vite et juste.
- Définir des priorités incontestables, alignées avec son environnement professionnel
Moyens pédagogiques :
- Exercices de tri “sous influence / hors influence”
- Test d’efficacité (consigne “le plus efficacement possible”)
- Mises en situation Urgent/Important
- Atelier de construction des priorités
À la fin de ce module, vous partirez avec :
- Une liste pour arrêter de vous disperser
- Une matrice utilisable immédiatement
- Une liste de priorités de votre fonction (et de votre équipe si manager) prête à partager pour validation
Module 4
- Rendre sa charge de travail visible et partageable
- Pour garder le cap même quand tout le monde vous sollicite
- Comprendre comment le calendrier peut devenir un GPS et pas un simple agenda.
- Repérer les pièges neurologiques des alertes et les pièges cognitifs du temps.
- Utiliser catégories et couleurs pour rendre la charge de travail lisible.
- Identifier les leviers de psychologie sociale pour être occupé sans être dérangé, puis les intégrer au calendrier.
- Configurer pas à pas Outlook en mode GPS avec les réglages clés (tutos)
Moyens pédagogiques :
- Démonstrations guidées
- Tutos pas à pas sur Outlook
- Exercices de paramétrage en direct
- Un calendrier réglé pour votre réalité terrain
- Vos catégories et couleurs prêtes, appliquées et cohérentes
- Au moins un créneau “Occupé Non Dérangé” planifié, avec une méthode simple pour le faire respecter
- Un calendrier Outlook configuré en mode GPS et prêt à l’usage
Module 5
- Maîtriser les interruptions et les sollicitations
- Pour ne plus subir les mails et les sollicitations et avancer chaque jour sur vos projets
- Définir une stratégie de sollicitations par canal (mail, téléphone, Teams) et l’appliquer concrètement.
- Trier sa boîte mail avec la méthode OBI™ pour décider quoi faire de chaque message (tutos).
- Appliquer les bonnes pratiques de la boîte mail pour un usage collectif efficace.
- Appliquer des astuces Outlook indispensables pour traiter plus vite et plus fiable (tutos).
- Aligner la même logique d’organisation sur tous les supports (calendrier, mails, tâches, téléphone).
Moyens pédagogiques :
- Exercices guidés
- Mises en pratique sur la boîte mail et les tâches
- Tutos Outlook
À la fin de ce module, vous partirez avec :
- Un diagnostic clair de vos pratiques et de vos interruptions
- Un tableau clair de votre stratégie de sollicitations par canal
- Une boîte mail structurée avec une méthode de tri et de traitement simple à tenir
- Une liste de bonnes pratiques prêtes à partager à votre équipe ou votre entreprise
Module 6
- Préserver sa sérénité sous pression
- Pour installer une organisation flexible qui tient même quand la pression monte
- Distinguer ce qui préserve réellement du stress dans son organisation et revoir les fondamentaux pour gagner en sérénité au quotidien.
- Introduire la cohérence cardiaque pour stabiliser son énergie sous pression.
- Utiliser la méthode Pomodoro pour créer 2 heures de focus réel et ininterrompu.
- Définir une trame d’organisation journalière flexible, adaptée à son contexte terrain.
- Planifier sa semaine idéale et identifier ce qui risque de la faire dérailler.
- Utiliser la méthode REPA(S) pour reprendre la main quand la réalité ne suit pas le plan.
- Transformer les réunions en décisions claires pour éviter les réunions chronophages.
Moyens pédagogiques :
- Exercices guidés
- Exercices de projection “semaine idéale”
- Une semaine idéale planifiée et réaliste
- Un protocole simple pour réagir aux imprévus sans perdre le cap
- Un outil de régulation personnelle (REPAS + cohérence cardiaque)
- Une méthode claire pour transformer une réunion en décision concrète
Module 7
- Communiquer de façon proactive
- Pour protéger son organisation en posant un cadre clair et respectueux
- Comprendre que notre carte du monde est unique pour mieux collaborer avec les autres.
- Identifier nos biais pour améliorer nos décisions collectives.
- Apprendre à dire non pour poser un cadre clair et respectueux.
- Adopter une communication proactive pour cadrer les sollicitations avant qu’elles ne vous débordent.
Moyens pédagogiques :
- Mises en situation
- Exercices de reformulation
- Cas pratiques de communication proactive
À la fin de ce module, vous partirez avec :
- Des formulations concrètes pour poser un NON constructif
- Une stratégie de communication proactive adaptée à votre contexte
- Un cadre relationnel clair pour protéger vos priorités
Module 8 — Bonus
- IKEA : Visualiser pour mémoriser
- Pour retenir 2 jours de formation en moins de 5 minutes
- Co-construire une carte visuelle complète de la formation pour relire l’essentiel en moins de 5 minutes.
Moyens pédagogiques :
- Co-construction collective d’un système graphique en direct (visual thinking guidé).
À la fin de ce module, vous partirez avec :
- Une synthèse visuelle complète de la formation sur un format A4, qui se relit en moins de 5 minutes.
Avis du centre
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Le centre
Aligner formation
Qt1 Formation est un centre de formation basé à Lyon, spécialisé dans l'organisation opérationnelle pour les TPE et PME dans les secteurs de l'informatique et du management. Cet organisme de formation, certifié Qualiopi, propose des formations et accompagnements visant à trans…